tugas portofolio 3

A.      Mengendalikan fungsi manajement

1.       Pengertian controlling

Pengendalian (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses pelaksanaan manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya.

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

2.       Langkah-langkah dalam mengendalikan fungsi

*mengidentifikasikan tujuan dan strategi

*Penyusunan program

*Penyusunan anggaran

*Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi

*pengukuran prestasi

*analisis dan pelaporan

*tindakan koreksi

3. tipe-tipe contol dalam manajemen

1. Pengendalian karyawan (Personal control).
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.


2.pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.


3.pengendalian produksi (Production control).
Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.


4. Pengendalian waktu (Time control)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.


5. pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.


6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.


7. pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.


8.Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.


9.Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan. reksi itu harus dikenakan.

4. Peroses control manajemen

1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.


2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.


3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.


4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali,apakah sudah benar-benar realistis atau tidak.jika belum benar atau realistis maka rencana itu harus diperbaiki.


Cara-cara pengendalian :

1. Pengawasan langsung
Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Kebaikan :

a. Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan cepat.
b. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.
c. Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya.
d. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
e. Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).
Keburukan :
a. Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya berkurang,misalnya planning lain-lainya.
b. Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.
c. Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report)


2. Pengawasan tidak langsung
Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :
a. Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.
b. Biaya pengawasan relatif kecil.
c. Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.
Keburukan :
a. Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang baik-baik saja.
b. Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.
c. Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.


3. Pengawasan berdasarkan kekecualian
Pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan,pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

B.     Kekuasaan dan pengaruh

1.      Pengertian kekuasaan

Kekuasaan adalah kewenangan yang didapatkan oleh seseorang atau kelompok guna menjalankan kewenangan tersebut sesuai dengan kewenangan yang diberikan, kewenangan tidak boleh dijalankan melebihi kewenangan yang diperoleh  atau kemampuan seseorang atau kelompok untuk memengaruhi tingkah laku orang atau kelompok lain sesuai dengan keinginan dari pelaku (Miriam Budiardjo,2002) atau Kekuasaan merupakan kemampuan memengaruhi pihak lain untuk berpikir dan berperilaku sesuai dengan kehendak yang memengaruhi

2.      Sumber-sumber kekuasaan

Sumber – Sumber Kekuasaan

1.      Sumber kekuasaan antar individu (interpersonal sources of power).

·        Kekuasaan Formal (Formal Power) adalah kekuasaan yang didasarkan pada posisi individual dalam suatu organisasi.

·        Kekuasaan Personal (Personal Power) adalah kekuasaan yang berasal dari karakteristik unik yang dimiliki seorang individu.

2.      Sumber kekuasaan struktural (structural sources of power). Kekuasaan ini juga dikenal dengan istilah inter-group atau inter-departmental power yang merupa-kan sumber kekuasaan kelompok.

3. unsur-unsur kekuasaan

Kekuasaan atau power berarti suatu kemampuan untuk mempengaruhi orang atau merubah orang atau situasi. Kekuasaan dapat berkonotasi positif maupun negatif. Kekuasaan dapat didefinisikan sebagai suatu potensi pengaruh dari seorang pemimpin. Keberhasilan seorang pemimpin banyak ditentukan oleh kemampuannya dalam memahami situasi serta ketrampilan dalam menentukan macam kekuasaan yang tepat untuk merespon tuntutan situasi.
Unsur-unsur kekuasaan
1. Wewenang
mengenai peranan atas posisi yang resmi atau adanya hak, ada kejelasan dan ada surat yang pasti.wewenang dapat bersifat formal maupun informal. Wewenang yang bersifat informal biasanya untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahannya.
Contoh : hubungan pembantu rumah tangga dengan majikannya pembantu rumah tangga melaksanakan perintah-perintah yang diperintahkan majikannya serta memberikan tenaganya untuk membantu pekerjaan rumah tangga majikannya dan di pihak majikannya yang mempunyai wewenang untuk memerintah agar pekerjaan rumah tangganya dapat berjalan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan tertentu
2. Paksaan
Adanya ancaman yang tidak di inginkan kekuasaan yang bersifat ilegal atau tidak resmi
Contoh : seorang preman yang sering menganggu dan memalak seseorang dengan cara
Paksa.
3. Manipulatif
Merupakan kekuasaan yang bersifat licik yang dapat menipu atau mempengaruhi orang
lain agar seseorang dapat tertarik padanya. sebuah titik dimana kita berusaha
“melebihkan” atau “mengurangkan” sesuatu, sehingga tidak tampak seperti keadaan nyatanya. Contoh :seperti melukis terkadang mereka menambahkan sedikit warna di sini dan sana untuk menunjukan bahwa sebenarnya yang terlihat itu “lebih indah”, atau mungkin, “tidak begitu hebat”, untuk menunjukan bahwa mereka tidak sombong, rajin menjahit dan gembar menabung.
4. Kerjasama
Kerjasama adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara individu atau kelompok untuk
Mencapai suatu tujuan. Contoh : dalam kelompok adanya kerjasama dalam memperoleh
Tujuan
5. Upah dan prestasi kerja
prestasi kerja dari setiap karyawan perlu dinilai. Oleh karena itu Penilaian prestasi kerja
adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja
contoh : seorang yang bekerja dan mengerjakan apa yang diperintahkan bosnya karena
berharap mendapatkan upah yang diberikan.atasannya

4.. bentuk bentuk kekuasaan menurut france dan raven

Kekuasaan atau power berarti suatu kemampuan untuk mempengaruhi orang atau merubah orang atau situasi. Kekuasaan dapat berkonotasi positif maupun negatif. Kekuasaan dapat didefinisikan sebagai suatu potensi pengaruh dari seorang pemimpin. Keberhasilan seorang pemimpin banyak ditentukan oleh kemampuannya dalam memahami situasi serta ketrampilan dalam menentukan macam kekuasaan yang tepat untuk merespon tuntutan situasi.
Unsur-unsur kekuasaan
1. Wewenang
mengenai peranan atas posisi yang resmi atau adanya hak, ada kejelasan dan ada surat yang pasti.wewenang dapat bersifat formal maupun informal. Wewenang yang bersifat informal biasanya untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahannya.
Contoh : hubungan pembantu rumah tangga dengan majikannya pembantu rumah tangga melaksanakan perintah-perintah yang diperintahkan majikannya serta memberikan tenaganya untuk membantu pekerjaan rumah tangga majikannya dan di pihak majikannya yang mempunyai wewenang untuk memerintah agar pekerjaan rumah tangganya dapat berjalan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan tertentu
2. Paksaan
Adanya ancaman yang tidak di inginkan kekuasaan yang bersifat ilegal atau tidak resmi
Contoh : seorang preman yang sering menganggu dan memalak seseorang dengan cara
Paksa.
3. Manipulatif
Merupakan kekuasaan yang bersifat licik yang dapat menipu atau mempengaruhi orang
lain agar seseorang dapat tertarik padanya. sebuah titik dimana kita berusaha
“melebihkan” atau “mengurangkan” sesuatu, sehingga tidak tampak seperti keadaan nyatanya. Contoh :seperti melukis terkadang mereka menambahkan sedikit warna di sini dan sana untuk menunjukan bahwa sebenarnya yang terlihat itu “lebih indah”, atau mungkin, “tidak begitu hebat”, untuk menunjukan bahwa mereka tidak sombong, rajin menjahit dan gembar menabung.
4. Kerjasama
Kerjasama adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara individu atau kelompok untuk
Mencapai suatu tujuan. Contoh : dalam kelompok adanya kerjasama dalam memperoleh
Tujuan
5. Upah dan prestasi kerja
prestasi kerja dari setiap karyawan perlu dinilai. Oleh karena itu Penilaian prestasi kerja
adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja
contoh : seorang yang bekerja dan mengerjakan apa yang diperintahkan bosnya karena
berharap mendapatkan upah yang diberikan.atasannya

Sumber:

http://id.shvoong.com/social-sciences/2068148-lankah-langkah-pengendalian-manajemen

http://www.lepank.com/2012/07/pengertian-penggerakan-actuating_22.html

http://www.indonesian-publichealth.com/2012/02/pengertian-5-m-dalam-manajemen.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Kekuasaan

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4334/w2_5_1.htm

http://abc.kuliahgratis.net/kekuasaan/

tugas portofolio k-2

Tugas portofolio k-2

A.    Pengorganisasian struktur management

1.      Pengertian struktur organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan.

2.     Pengorganisasian sebagai fungsi dari management

·         Formal :  Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

·         Informal : Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut

3.      Suatu perusahaan memiliki bagian-bagian struktur terpenting. berikut struktur dan pembagian tugasnya :

Komisaris adalah pemilik dari perusahaan.

President direktur bertugas mengepalai semua prosedur yang berjalan dalam suatu perusahaan.

Managing Direktur bertugas untuk memanage berjalannya suatu pelaksana yang akan dirinci seperti akan misalnya sebuah kerja sama yang akan dilakukan kedalam perusahaan lain membantu president direktur.

General Manager bertugas memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa atau seluruh manajer fungsional.manajer umum adalah  manajer yang memiliki tanggung jawab seluruh bagian/fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi.

Manager bertugas memiliki tanggung jawab pada satu bagian fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi.

Supervisor bertugas untuk mengawasi atau mengamati suatu kegiatan yang dijalankan dalam sebuah perusahaan. seorang supervisor tidak berkenan untuk mengatur yang ada dalam perusahaan.

Kepala Bagian bertugas untuk mengikutsertakan anggotanya pada berjalannya suatu kegiatanyang ada pada perusahaan.

4.     Manfaat struktur fungsional dan struktur

a.Struktur Fungsional

Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F. W. Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.
Struktur ini banyak ditemukan pada organisasi atau perusahaan area spesialisasi sebagai dasar eksistensi sebuah departemen. Struktur ini lazim ditemukan pada perusahaan kecil dan menengah, yang memusatkan pengambilan keputusan pada tingkat tertinggi dari perusahaan.

Manfaat :

-Efisiensi melalui spesialisasi

-Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana

-Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak

-Dapat mendelegasi keputusan operasional sehari-hari

-Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

b.Struktur Divisional

Sebagaimana struktur organisasi yang lain, struktur organisasi divisional ini juga  mempunyai beberapa manfaat :

-Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah dan cepat

     -Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan

    -Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan

-Kesempatan karir lebih terbuka

5.     Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional

a.Struktur Fungsional

-Menyebabkan spesialisasi yang sempit

-Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi

-Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional

-Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi

-Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

-Membatasi pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas

b.Struktur Divisional

     -Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional

-Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi

-Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

B.   Actuating dalam manajemen

1.     Pengertian actuating manajemen

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

2.     Jelaskan pentingnya actuating manajemen

Penggerakan atau Actuating mempunyai arti dan perananan yang sangat penting. Sebab diantara fungsi manajemen lainnya, maka penggerakan merupakan fungsi secara langsung berhubungan dengan manusia (pelaksana). Dengan ini fungsi penggerakan inilah, maka ketiga fungsi manajemen yang lain baru efektif.
Penggerakan adalah aktivitas pokok dalam manajemen yang mendorong dan menjuruskan semua bawahan agar berkeinginan, bertujuan bergerak untuk mencapai maksud-maksud yang telah ditentukan dan mereka berkepentingan serta bersatu padu dengan rencana usaha organisasi.

3.     Prinsip actuating dalam manajemen

a.    Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.    Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.    Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

4.     Jelaskan pentingnya mencapai actuating managerial yang efektif

Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.

-Menciptakan kerjasama yang lebih efisien

-Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf

-Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan

-Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja    staf

-Membuat organisasi berkembang secara dinamis.

Daftar pustaka :

http://machdans-manajemen.blogspot.com/2011/06/actuating.html

http://vickysoeshinda.blogspot.com/2013/10/organisasi-struktur-organisasi-dan.html

http://rynaldi-dwitama.blogspot.com/2012/05/pengertian-struktur-organisasi.html

http://machdans-manajemen.blogspot.com/2011/06/actuating.html